17 de diciembre de 2017

Formato condicional usando conjunto de íconos

El formato condicional ofrece una visualización de sus datos bien sea numéricos o de texto información gráfica adicional, resalta celdas interesantes, enfatiza valores poco usuales y visualiza datos usando barras de datos, escalas de color y conjuntos de íconos basados en criterios.

En el siguiente ejemplo, veremos cómo mostrar por medio de 3 íconos
cómo se comportan las ventas de determinados empleados.



 1. Escriba en una hoja de cálculo nueva, la siguiente información

 2. Seleccione el rango de celdas desde B2 hasta E5



3. En la cinta de opciones Inicio, haga clic en el botón Formato condicional, seleccione "Conjunto de íconos" y ubique la opción "3 símbolos (en círculo)"


4. Automáticamente, Excel le dará un formato a ese conjunto de celdas seleccionadas de acuerdo a un criterio estándar



 5. De aquí en adelante, modificaremos la condición del formato que cumpla las características nuestras. Para ello, con este rango de celdas seleccionadas, haga clic nuevamente en "Formato condicional"; y seleccione la opción "Administrar reglas"
 


 6. En la ventana Administrador de reglas de formato condicional,

  

haga clic en el botón "Editar regla"y seleccione la primera opción "Aplicar formato a todas las celdas según sus valores"



7. En la lista desplegable de la opción "Estilo de formato" seleccione el ítem "Conjunto de íconos"

8. Para nuestro ejemplo de empleados y sus ventas, le diremos que coloque el ícono

cuando las ventas superen los 900.000. En este caso, digite el número 900000 en el campo "Valor" que se encuentra al frente del botón respectivo. En la opción "Tipo", seleccione Número.


 9. Para el caso de
 evaluaremos como alerta los vendedores que deberán reforzar su plan de ventas, para lo cual, tendremos las ventas superiores a 500.000 y menores que 900.000. En este caso, digite el número 500000 en el campo "Valor", y en la opción "Tipo", seleccione Número.




 10. Y para el caso de
se tomarán en cuenta los valores inferiores al valor digitado en la opción de alerta
Lo cual indica que no se está cumpliendo el plan de ventas programado. 

1. Termine haciendo clic en Aceptar y verifique si este formato cumple con sus necesidades




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10 de diciembre de 2017

Grafico que se pueda elegir de lista desplegable - Muy práctico.

En esta ocasion veremos varias funciones avanzadas, para realizar nuestro informe.

Aprenderemos como elegir de una lista desplegable el grafico que deseemos (previamente parametrizado.)




Digitaremos en una hoja unos datos para generar un gráfico pero que a su vez este tenga la posibilidad de seleccionar el tipo de gráfico.

1. Abra un libro nuevo en Excel.

2. Cree una lista con los siguientes datos:




 3. Cree el primer gráfico de tipo Columnas Agrupadas.








4. Seleccione el gráfico y córtelo (CTRL + X)

5. Péguelo en la Hoja2 (CTRL + V). Asegúrese que el área del gráfico coincida exactamente con un rango de celdas, para este caso A1:F16.

6. Copie el gráfico y péguelo en otro rango de la Hoja2, por ejemplo A18:F33.

7. Repita el mismo procedimiento

NOTA: En la Hoja2 debe tener 3 gráficos, Por favor cambie el estilo de gráficos: El primero en columnas, el segundo en líneas y el tercero en áreas. Para cambiar el tipo de gráfico: Haga clic en el gráfico y haga clic en cambiar tipo de gráfico




8. Cree un rango para cada una de las áreas de los gráficos así:

Columnas = Hoja2!$A$1:$F$16
Líneas = Hoja2!$A$18:$F$33
Area = Hoja2!$A$35:$F$50





9. En la Hoja2 cree una lista en el rango I1:I3 escribiendo en cada celda: Columnas, Lineas, Areas. Esta lista nos servirá más adelante para crear la lista desplegable.

10. Haga clic en la Hoja1, ubíquese en la celda H1  y cópiela (Ctrl+C). Ahora ubíquese en la celda D1 y presione la tecla MAYUSCULA, haga clic en la Ficha "Inicio", despliegue la opción "Pegar" - "Pegar como Imagen" y posteriormente seleccione la opción "Pegar vínculos de imagen"


11. Aparecerá una imagen vacía y en la barra de fórmulas verá la referencia a la celda que hemos copiado ($H$1)





12. Reemplace $H$1 en la barra de las fórmulas por el nombre Columnas que había creado sobre el rango que contiene ese tipo de gráfico en la Hoja2. 

Note que el gráfico de columnas aparece en la Hoja1. Si cambia la referencia Columnas a Líneas, verá aparecer el gráfico tipo Líneas.


Ahora vamos a incluir un método para elegir el tipo de gráfico de una lista desplegable.

13. Cree una lista desplegable usando el control  "Cuadro combinado" de la Ficha "Programador" (no controles ActiveX).

14. Dibuje el control y ubíquese sobre la celda  A12.

El rango de entrada es de la Hoja2 I1:I3

Vincule con la celda A12.



15. Cree el nombre "Tipo3" que contenga la siguiente fórmula:
=ELEGIR(Hoja1!$A$12;Columnas;Líneas;Areas)




16. Seleccione la celda D1 y en la barra de Fórmulas escriba =Tipo3

A partir de este momento el tipo de gráfico cambiará de acuerdo a la selección que usted haga en la lista desplegable

Puede descargar el archivo del ejercicio en este link (archivo comprimido)


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20 de noviembre de 2017

Devolver todos los comentarios a su celda de origen

Por alguna razón que aún no descubro, hay ocasiones en las que los comentarios se desplazan muy lejos de la celda a la que pertenecen y solo podemos ver una larga línea que una al comentario con la celda origen.
 

Para restablecer la posición original de todos los comentarios de la hoja activa podemos utilizar la siguiente macro:


 Recordemos que primero debemos tener activa nuestra pestaña de Desarrollador, aqui puede recordar  como activarla --> clic

Pasos:
1- Abrir el archivo de excel
2- Clic en desarrollador - editor de Visual basic +o ALT + F11
3- Insertar nuevo modulo
4- Escribimos el siguiente codigo.


Sub RestablecerPosicionComentarios()

   Dim cmt As Comment

      For Each cmt In ActiveSheet.Comments
      cmt.Shape.Top = cmt.Parent.Top + 5
      cmt.Shape.Left = cmt.Parent.Offset(0, 1).Left + 5
   Next
End Sub

5-Nos volvemos a excel, e insertamos una nueva autoforma o imagen
6-Clic derecho sobre la forma insertada anteriormente y clic en asignar macro.
7- Seleccionamos la que se llama RestablecerPosicionComentarios  

8- Clic en encima de la autoforma para ejecutar nuestra macro y ver los comentarios en su origen.




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13 de noviembre de 2017

30 Atajos que amarás de excel !


Blog Ideas de excel, les recuerda 30 atajos que revolucionarán su uso de excel



CTRL + T --> Convierte una seleccion de celdas en una tabla
CTRL + E --> Selecciona todas las celdas de un documento
CTRL + A --> Abre el menu archivo - abrir
ALT +  F1 --> Crea un grafico con un grupo de datos seleccionado
CTRL + Shift+ L --> Activa o desactiva el autofiltro

CTRL + Mayus + L --> muestra el reemplazar 
CTRL +  tecla + --> insertar nueva fila o columna

F9 --> Calcula todas las operaciones de todas las hojas de trabajo
F9 +  seleccion de parte de la formula --> calcula esa operacion
Mayus +  F9 --> Calcula todas las operaciones de hoja actual

ALT +  --> Realiza una suma de todas las celdas seleccionadas
CTRL + flecha arriba --> Vuelve hasta la celda superior con datos
CTRL + flecha abajo--> Vuelve hasta la celda inferior con datos
CTRL + flecha izquierda--> Vuelve hasta la celda izquierda con datos
CTRL + flecha derecha--> Vuelve hasta la celda derecha con datos

F2 --> nos permite editar o como cuando le damos doble clic
Mayus +  F2 --> Inserta fecha completa con hora
Shift +  F2 --> Inserta un comentario en la celda seleccionada
CTRL + inicio --> Vuelve a la celda A1 del documento

CTRL + Pagina arriba/Abajo --> Cambia entre hojas de trabajo
CTRL +J --> añade a la celda el contenido de la que tiene encima
CTRL + D--> añade a la celda el contenido de la que tiene a la izquierda
CTRL + R--> añade a la celda el contenido de la que tiene a la izquierda
Shitf + F11 --> Añade hojas nuevas

Mayus + F11 --> Añade una nueva hoja con graficos de datos seleccionados
CTRL +  L --> muestra el reemplazar 
CTRL +  Barra espacio --> Selecciona toda la columna de la celda activa
CTRL +  1--> Abre la ventana de formato de celdas basico
F12 --> Guardar como


Ahora les recuerdo un ATAJO IMPORTANTE -->



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